ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ SAĞLIK UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASI POLİTİKASI
Genel Olarak
Özel hayatın gizliliği ile kişisel verilerin ve mahremiyetin korunması Ondokuz Mayıs Üniversitesi Sağlık Uygulama ve Araştırma Merkezi’nin (“OMÜ SUVAM”) en önemli öncelikleri arasındadır. OMÜ SUVAM, bu alanda yürürlükte bulunan tüm mevzuata uygun davranmak için azami düzeyde gayret göstermektedir. OMÜ SUVAM Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası (“Politika”) çerçevesinde OMÜ SUVAM tarafından gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerinin yürütülmesinde benimsenen ilkeler ve OMÜ SUVAM’ın veri işleme faaliyetlerinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (“Kanun”) yer alan düzenlemelere uyumu bakımından benimsenen temel prensipler açıklanmakta ve böylelikle OMÜ SUVAM, kişisel veri sahiplerini bilgilendirerek gerekli şeffaflığı sağlamaktadır. Bu kapsamdaki sorumluluğumuzun tam bilinci ile kişisel verileriniz bu Politika kapsamında işlenmekte ve korunmaktadır.
Kapsam
Bu Politika; OMÜ SUVAM çalışanları ve haricindeki kişilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.
Uygulama
Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda yürürlükte bulunan ilgili kanuni düzenlemeler öncelikle uygulama alanı bulacaktır. Yürürlükte bulunan mevzuat ve Politika arasında uyumsuzluk bulunması durumunda OMÜ SUVAM, yürürlükteki mevzuatın uygulama alanı bulacağını kabul etmektedir. Politika; ilgili mevzuat tarafından ortaya konulan kuralları, OMÜ SUVAM uygulamaları kapsamında somutlaştırılarak düzenlemektedir.
Yürürlük
Bu Politikanın yürürlük tarihi 07/05/2018’dir. OMÜ SUVAM’ın internet sitesinde [https://hastane2.omu.edu.tr/?page_id=3007] yayımlanır, güncellenebilir ve güncellemelere ilişkin bilgiler paylaşılır.
Kişisel Verilerin Korunması
Veri Güvenliğinin Sağlanması
OMÜ SUVAM, Kanun’un 12 nci maddesine uygun olarak, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerde meydana gelebilecek güvenlik eksikliklerini önlemek için, korunacak verinin niteliğine göre gerekli tedbirlerini almaktadır. Bu kapsamda OMÜ SUVAM, Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) tarafından yayımlanmış olan rehberlere uygun olarak gerekli güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik ve idari tedbirleri almakta, denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır.
Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması
Kanun ile birtakım kişisel verilere hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle özel önem atfedilmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç̧, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir. OMÜ SUVAM tarafından, Kanun ile “özel nitelikli” olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında hassasiyetle davranılmaktadır. Bu kapsamda, OMÜ SUVAM tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından özenle uygulanmakta ve OMÜ SUVAM bünyesinde gerekli denetimler sağlanmaktadır.
Farkındalık Çalışmaları ve Denetim
OMÜ SUVAM; kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve kişisel verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için iş birimlerine gerekli eğitimlerin düzenlenmesini sağlamaktadır.
OMÜ SUVAM çalışanlarının kişisel verilerin korunması konusunda farkındalığının oluşması için gerekli sistemler kurulmakta, konuya ilişkin ihtiyaç duyulması halinde danışmanlar ile çalışmaktadır. Bu doğrultuda OMÜ SUVAM; ilgili eğitimlere, seminerlere ve bilgilendirme oturumlarına yapılan katılımları değerlendirmekte olup ilgili mevzuatın güncellenmesine uygun olarak eğitimlerini güncellemekte ve yenilemektedir.
Kişisel Verilerin İşlenmesi
OMÜ SUVAM nezdinde, Kanun’un 10 uncu maddesi ve ikincil mevzuat uyarınca ilgili kişiler bilgilendirilerek, OMÜ SUVAM’ın kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, Kanun’un 5 inci ve 6 ncı maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından en az birine dayalı ve sınırlı olarak, başta kişisel verilerin işlenmesine ilişkin Kanun’un 4 üncü maddesinde belirtilenler olmak üzere Kanun’da öngörülen ilkelere uygun bir şekilde kişisel veriler işlenmektedir.
Genel İlkeler
Hukuka ve dürüstlük kuralına uygun işleme
OMÜ SUVAM; kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Bu çerçevede kişisel veriler, OMÜ SUVAM’ın iş faaliyetlerinin gerektirdiği ölçüde ve bunlarla sınırlı olarak işlenmektedir.
Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olmasını sağlama
OMÜ SUVAM; kişisel verilerin işlendiği süre boyunca doğru ve güncel olması için gerekli önlemleri almakta ve belirli sürelerle kişisel verilerin doğruluğunun ve güncelliğinin sağlanmasına ilişkin gerekli mekanizmaları kurmaktadır.
Belirli, açık ve meşru amaçlarla işleme
OMÜ SUVAM; kişisel verilerin işlenme amaçlarını açıkça ortaya koymakta ve yine kişisel verileri iş faaliyetleri doğrultusunda bu faaliyetlerle bağlantılı amaçlar kapsamında işlemektedir.
İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma
OMÜ SUVAM; kişisel verileri yalnızca iş faaliyetlerinin gerektirdiği nitelikte ve ölçüde toplamakta olup belirlenen amaçlarla sınırlı olarak işlemektedir.
İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme
OMÜ SUVAM; kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili faaliyetin tabi olduğu yasal mevzuatta öngörülen minimum süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda OMÜ SUVAM, öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmaktadır. Yasal bir süre mevcut değil ise kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır. Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak ve belirlenen imha yöntemleri (silme ve/veya yok etme ve/veya anonimleştirme) ile imha edilmektedir.
Kişisel Veri İşleme Şartları
Kişisel veri sahibinin açık rıza vermesi haricinde kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabileceği gibi birden fazla şart da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilmektedir.
Kişisel veri sahibinin açık rızasının bulunması
Kişisel verilerin işlenme şartlarından biri veri sahibinin açık rızasıdır. Kişisel veri sahibinin açık rızası belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayalı olarak ve özgür iradeyle açıklanmalıdır.
Aşağıda yer alan kişisel veri işleme şartlarının varlığı durumunda, veri sahibinin açık rızasına gerek kalmaksızın kişisel veriler işlenebilecektir.
Kanunlarda açıkça öngörülmesi
Veri sahibinin kişisel verileri, kanunda açıkça öngörülmekte ise diğer bir ifade ile ilgili kanunda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde, bu veri işleme şartının varlığından söz edilebilecektir.
Fiili imkânsızlık sebebiyle ilgilinin açık rızasının alınamaması
Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgi olması
Veri sahibinin taraf olduğu bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde bu şart yerine getirilmiş sayılabilecektir.
Şirketin hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi
OMÜ SUVAM’ın hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
Kişisel veri sahibinin kişisel verisini alenileştirmesi
Veri sahibinin, kişisel verisini alenileştirmiş olması halinde ilgili kişisel veriler alenileştirme amacıyla sınırlı olarak işlenebilecektir.
Bir hakkın tesisi veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
OMÜ SUVAM’ın meşru menfaati için veri işlemenin zorunlu olması
Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla OMÜ SUVAM’ın meşru menfaatleri için veri işlemesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
Özel Nitelikli Kişisel Veri İşleme Şartları
Özel nitelikli kişisel veriler OMÜ SUVAM tarafından, bu Politika’da belirtilen ilkelere uygun olarak ve Kurul’un belirleyeceği yöntemler de dahil olmak üzere gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınarak ve aşağıdaki şartların varlığı halinde işlenmektedir:
Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler
Kanunlarda açıkça öngörülmesi diğer bir ifade ile ilgili faaliyetin tabi olduğu mevzuatta kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde veri sahibinin açık rızası aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi durumda söz konusu özel nitelikli kişisel verilerin işlenebilmesi için veri sahibinin açık rızası alınacaktır.
Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler
Kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi durumda söz konusu özel nitelikli kişisel verilerin işlenebilmesi için veri sahibinin açık rızası alınacaktır.
Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesi
OMÜ SUVAM, Kanun’un 10 uncu maddesine ve ikincil mevzuata uygun olarak, kişisel veri sahiplerini aydınlatmaktadır. Bu kapsamda OMÜ SUVAM; kişisel verilerin veri sorumlusu olarak kim tarafından, hangi amaçlarla işlendiği, hangi amaçlarla kimlerle paylaşıldığı, hangi yöntemlerle toplandığı, hukuki sebebi ve veri sahiplerinin kişisel verilerinin işlenmesi kapsamında sahip olduğu hakları konusunda ilgili kişileri bilgilendirmektedir.
Kişisel Verilerin Aktarılması
OMÜ SUVAM, hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini alarak kişisel veri sahibinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere (üçüncü kişi şirketlere, resmi ve özel mercilere, üçüncü gerçek kişilere) aktarabilmektedir. OMÜ SUVAM bu doğrultuda Kanun’un 8 inci maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.
Kişisel verilerin aktarılması
Kişisel veri sahibinin açık rızası olmasa dahi aşağıda belirtilen şartlardan bir ya da bir kaçının mevcut olması halinde OMÜ SUVAM tarafından gerekli özen gösterilerek ve Kurul tarafından öngörülen yöntemler de dahil gerekli tüm güvenlik önlemleri alınarak kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılabilecektir.
• Kişisel verilerin aktarılmasına ilişkin ilgili faaliyetlerin kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Kişisel verilerin OMÜ SUVAM tarafından aktarılmasının bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması,
• Kişisel verilerin aktarılmasının OMÜ SUVAM’ın hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• Kişisel verilerin veri sahibi tarafından alenileştirilmiş olması şartıyla, alenileştirme amacıyla sınırlı bir şekilde OMÜ SUVAM tarafından aktarılması,
• Kişisel verilerin OMÜ SUVAM tarafından aktarılmasının OMÜ SUVAM’ın veya veri sahibinin veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
• Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla OMÜ SUVAM’ın meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı faaliyetinde bulunulmasının zorunlu olması,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünü koruması için zorunlu olması.
Yukarıdaki şartlardan herhangi birinin varlığına ilaveten kişisel veriler, Kurul tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere, yukarıdaki şartlardan herhangi birinin varlığı halinde aktarılabilecektir. Yeterli korumanın bulunmaması durumunda ise mevzuatta öngörülen veri aktarım şartları doğrultusunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve Kurul’un izninin bulunduğu taraflara aktarılabilecektir.
Özel nitelikli kişisel verilerin aktarılması
Özel nitelikli kişisel veriler OMÜ SUVAM tarafından, bu Politika’da belirtilen ilkelere uygun olarak ve Kurul’un belirleyeceği yöntemler de dahil olmak üzere gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınarak ve aşağıdaki şartların varlığı halinde aktarılabilecektir:
• Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda açıkça öngörülmesi diğer bir ifade ile ilgili kanunda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde veri sahibinin açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi halde veri sahibinin açık rızası alınacaktır.
• Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi halde veri sahibinin açık rızası alınacaktır.
Yukarıdaki şartlardan herhangi birinin varlığına ilaveten kişisel veriler, Kurul tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere, yukarıdaki şartlardan herhangi birinin varlığı halinde aktarılabilecektir. Yeterli korumanın bulunmaması durumunda ise mevzuatta öngörülen veri aktarım şartları doğrultusunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve Kurul’un izninin bulunduğu taraflara aktarılabilecektir.
Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası
OMÜ SUVAM, kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili faaliyetin tabi olduğu yasal mevzuatta öngörülen minimum sürelere uygun olarak muhafaza etmektedir. Bu kapsamda OMÜ SUVAM, öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmaktadır. Yasal bir süre mevcut değil ise kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır. Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak ve belirlenen imha yöntemleri (silme ve/veya yok etme ve/veya anonimleştirme) ile imha edilmektedir.
Veri Sahiplerinin Hakları ve Hakların Kullanılması
Kişisel veri sahipleri aşağıda yer alan haklara sahiptirler:
• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Hakların Kullanılması
Kişisel veri sahipleri, yukarıda sayılan haklarına ilişkin taleplerini Kurul’un belirlemiş olduğu yöntemlerle OMÜ SUVAM’a iletebileceklerdir. Bu doğrultuda [hastaneweb@omu.edu.tr] adresine mail gönderek iletişim kurabileceklerdir.
Başvuruların Cevaplanması
OMÜ SUVAM, kişisel veri sahibi tarafından yapılacak başvuruları Kanun ve ikincil mevzuata uygun olarak sonuçlandırmak üzere gerekli idari ve teknik tedbirleri almaktadır.
Kişisel veri sahibinin, yukarıda sayılan haklara ilişkin talebini usule uygun olarak OMÜ SUVAM’a iletmesi durumunda OMÜ SUVAM, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ilgili talebi ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kurul tarafından belirlenen tarife uyarınca ücret alınabilecektir.
Kişisel Verilerin İşlendiği Özel Durumlar
Bina ve Tesis İçerisinde Yapılan Faaliyetler ve İnternet Sitesi Ziyaretçileri
OMÜ SUVAM tarafından güvenliğin sağlanması amacıyla, OMÜ SUVAM binalarında ve tesislerinde güvenlik kamerasıyla izleme faaliyeti ile misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetlerinde bulunulmaktadır.
Bina ve Tesis Girişleri ile İçerisinde Güvenlik Amacıyla Yapılan Kamera Kaydı
OMÜ SUVAM tarafından bina ve tesislerde güvenliğin sağlanması amacıyla Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak kamera ile izleme faaliyeti yürütülmektedir. OMÜ SUVAM, bina ve tesislerin güvenliğinin sağlanması amacıyla, yürürlükte bulunan ilgili mevzuatta öngörülen amaçlarla ve Kanun’da sayılan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak güvenlik kamerası izleme faaliyetinde bulunmaktadır.
OMÜ SUVAM tarafından Kanun’un 10 uncu maddesine uygun olarak, kamera ile izleme faaliyetine ilişkin birden fazla yöntem ile kişisel veri sahibi aydınlatılmaktadır. Ayrıca OMÜ SUVAM, Kanun’un 4 üncü maddesine uygun olarak, kişisel verileri işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde işlemektedir.
OMÜ SUVAM tarafından video kamera ile izleme faaliyetinin sürdürülmesindeki amaç bu Politika’da sayılan amaçlarla sınırlıdır. Bu doğrultuda; güvenlik kameralarının izleme alanları, sayısı ve ne zaman izleme yapılacağı, güvenlik amacına ulaşmak için yeterli ve bu amaçla sınırlı olarak uygulamaya alınmaktadır. Kişinin mahremiyetini, güvenlik amaçlarını aşan şekilde müdahale sonucu doğurabilecek alanlarda izleme yapılmamaktadır.
Canlı kamera görüntüleri ile dijital ortamda kaydedilen ve muhafaza edilen kayıtlara yalnızca sınırlı sayıda OMÜ SUVAM çalışanının erişimi bulunmaktadır. Kayıtlara erişimi olan sınırlı sayıda kişi gizlilik taahhütnamesi ile eriştiği verilerin gizliliğini koruyacağını beyan etmektedir.
Bina ve Tesislerde Misafir Giriş Çıkışlarının Takibi
OMÜ SUVAM tarafından, güvenliğin sağlanması ve bu Politika’da belirtilen amaçlarla, OMÜ SUVAM binalarında ve tesislerinde misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır.
Misafir olarak OMÜ SUVAM binalarına gelen kişilerin isim ve soyadları elde edilirken ya da OMÜ SUVAM nezdinde asılan ya da diğer şekillerde misafirlerin erişimine sunulan metinler aracılığıyla söz konusu kişisel veri sahipleri bu kapsamda aydınlatılmaktadırlar. Misafir giriş-çıkış takibi yapılması amacıyla elde edilen veriler yalnızca bu amaçla işlenmekte ve ilgili kişisel veriler fiziki ortamda veri kayıt sistemine kaydedilmektedir.
EK 1 – Kişisel Veri İşleme Amaçları
| ANA AMAÇLAR (BİRİNCİL) | ALT AMAÇLAR (İKİNCİL) |
| OMÜ SUVAM KVKK Politikaları ve Süreçlerinin Planlanması ve İcra Edilmesi | Personel temin süreçlerinin yürütülmesi |
| OMÜ SUVAM Tarafından Yürütülen Ticari Faaliyetlerin Gerçekleştirilmesi İçin İlgili İş Birimlerimiz Tarafından Gerekli Çalışmaların Yapılması ve Buna Bağlı İş Süreçlerinin Yürütülmesi | Etkinlik yönetimi |
| Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası | |
| Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve icrası | |
| Bilgi teknolojileri alt yapısının oluşturulması ve yönetilmesi | |
| Finans ve/veya muhasebe işlerinin takibi | |
| Kurumsal sürdürülebilirlik faaliyetlerinin planlanması ve icrası | |
| İş faaliyetlerinin etkinlik/verimlilik ve/veya yerindelik analizlerinin gerçekleştirilmesi faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası | |
| Kurumsal yönetim faaliyetlerinin planlanması ve icrası | |
| OMÜ SUVAM Ticari ve/veya İş Stratejilerinin Planlanması ve İcrası | İş ortakları ve/veya tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimi |
| Stratejik planlama faaliyetlerinin icrası |
| ANA AMAÇLAR (BİRİNCİL) | ALT AMAÇLAR (İKİNCİL) |
| KVKK Politikaları ve Süreçlerinin Planlanması ve İcrası | Çalışan talep ve şikayet yönetimi |
| Çalışanların ücret yönetimine ilişkin analiz ve iyileştirme faaliyetlerinin planlanması | |
| Çalışanlara yan hak ve menfaat sağlanması süreçlerinin planlanması ve destek olunması | |
| Çalışanların ücret yönetiminin planlanması | |
| Çalışanların eğitim ve kariyer gelişimlerine ilişkin süreçlerin planlanması ve destek verilmesi | |
| Çalışanların memnuniyet ve bağlılığının artırılmasına yönelik süreçlerin planlanması ve yönetilmesi | |
| Stajyer ve/veya Öğrenci Temin, Yerleştirilmesi ve Operasyon Süreçlerinin Planlanması ve/veya İcrası | |
| Stratejik İnsan Kaynakları Planlanması, Yedekleme Süreçleri ve Organizasyonel Gelişim Faaliyetleri Konusunda Destek Olunması | Performans değerlendirilme süreçlerinin yönetilmesi |
| Gelişim/yedekleme planlamasına destek olunması | |
| OMÜ SUVAM içerisinde personel ve yöneticilerin atama ve terfi süreçlerinin yönetimine destek olunması | |
| OMÜ SUVAM İtibarının Ticari Yaşam ve Tüketiciler Üzerinde Uyandırdığı Güvenin Korunması | OMÜ SUVAM değerlerinin itibarının korunmasına yönelik çalışmaların gerçekleştirilmesi |
| OMÜ SUVAM hasta talep ve/veya şikayetlerinin takibi | |
| Kurumsal sosyal sorumluluk ve/veya sivil toplum kuruluşları faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası | |
| Paydaş çalışanları bağlılık ve memnuniyetine yönelik süreçlerin planlanması ve icrası |
| ANA AMAÇLAR (BİRİNCİL) | ALT AMAÇLAR (İKİNCİL) |
| Denetim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası | OMÜ SUVAM’ın suiistimal ihbar ve inceleme süreçlerine destek olunması |
| OMÜ SUVAM faaliyetlerinin OMÜ SUVAM prosedürleri ve ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesinin temini için denetim faaliyetlerinin planlanması ve icrası | |
| OMÜ SUVAM’ın ve OMÜ SUVAM ile iş ilişkisi içerisinde olan ilgili kişilerin hukuki, teknik ve ticari-iş güvenliğinin temin | Hukuk işlerinin takibi |
| Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi | |
| OMÜ SUVAM faaliyetlerinin OMÜ SUVAM prosedürleri ve/veya ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesinin temini için gerekli operasyonel faaliyetlerin planlanması ve icrası | |
| OMÜ SUVAM demirbaşlarının ve/veya kaynaklarının güvenliğinin temini | |
| OMÜ SUVAM operasyonlarının güvenliğinin temini | |
| Yetkili kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi | |
| Şirketler ve ortaklık hukuku işlemlerinin gerçekleştirilmesi | |
| Verilerin doğru ve güncel olmasının sağlanması | |
| OMÜ SUVAM yerleşkeleri ve/veya tesislerinin güvenliğinin temini | |
| OMÜ SUVAM denetim faaliyetlerinin planlanması ve icrası |
EK 2 – Kişisel Veri Sahipleri
| KİŞİSEL VERİ SAHİBİ KATEGORİSİ | AÇIKLAMA |
| Hasta | OMÜ SUVAM’ın yürüttüğü operasyonlar kapsamında kişisel verileri elde edilen gerçek kişiler |
| Ziyaretçi | OMÜ SUVAM’ın fiziksel yerleşkelerine girmiş olan veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişiler |
| Çalışan adayı | OMÜ SUVAM’a herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini OMÜ SUVAM’ın incelemesine açmış olan gerçek kişiler. |
| Çalışan | OMÜ SUVAM tarafından yürütülen etkinlik, çalışan memnuniyeti, insan kaynakları, denetim, bilgi teknolojileri güvenliği ve altyapısının sağlanması, hukuki uyum vb. faaliyetler çerçevesinde kişisel verileri işlenen çalışanlar |
| Aile bireyleri ve yakınları | OMÜ SUVAM tarafından yürütülen faaliyetler çerçevesinde, Politika kapsamında kişisel verileri işlenen veri sahiplerinin eş, çocuk ve yakınları |
| Üçüncü kişiler | Bu Politika kapsamına girmeyen diğer gerçek kişiler (ör: refakatçi, eski çalışanlar vs.) |
| Tedarikçi | OMÜ SUVAM’ın ticari faaliyetlerini yürütürken OMÜ SUVAM’ın emir ve talimatlarına uygun olarak sözleşme temelli olarak hizmet sunan taraf çalışanı, yetkilisi veya hissedarı olan gerçek kişiler |
| Şirket yetkilisi | OMÜ SUVAM’ın YK üyesi ve diğer yetkili gerçek kişiler |
| İş birliği içerisinde olduğumuz kurumların çalışanları, hissedarları ve yetkilileri | OMÜ SUVAM’ın her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu kurumlarda (iş ortağı, tedarikçi gibi, ancak bunlarla sınırlı olmaksınız) çalışan, bu kurumların hissedarları ve yetkilileri dahil olmak üzere, gerçek kişiler |
EK 3 – Kişisel Veri Kategorileri
| KİŞİSEL VERİ KATEGORİSİ | AÇIKLAMA |
| Kimlik bilgisi | Kişinin kimliğine dair bilgilerin bulunduğu verilerdir; ad-soyad, T.C. kimlik numarası, uyruk bilgisi, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet, işyeri bilgisi, sicil no., vergi numarası, unvan, biyografi vb. bilgiler ile ehliyet, mesleki kimlik, nüfus cüzdanı ve pasaport gibi belgeler |
| İletişim bilgisi | Telefon numarası, adres, e-posta adresi, faks numarası vb. bilgiler |
| İşlem güvenliği bilgisi | Faaliyetlerimizin yürütülmesi sırasında teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğimizi sağlamamız için işlenen kişisel verileriniz (örneğin log kayıtları, IP bilgisi, kimlik doğrulama bilgileri) |
| İşlem bilgisi | OMÜ SUVAM tarafından yürütülen faaliyetler çerçevesinde, sunulan hizmetlerle ilgili veya OMÜ SUVAM’ın ve kişisel veri sahibinin hukuki ve diğer menfaatlerini korumak amacıyla işlenen anket bilgisi, beyan bilgisi, alışveriş bilgisi, çağrı merkezi kayıtları, üyelik bilgisi, çerez kayıtları gibi veriler |
| Aile bireyleri ve yakınları bilgisi | OMÜ SUVAM tarafından yürütülen faaliyetler çerçevesinde, sunulan hizmetlerle ilgili veya OMÜ SUVAM’ın ve kişisel veri sahibinin hukuki ve diğer menfaatlerini korumak amacıyla işlenen kişisel veri sahibinin aile bireyleri (örneğin eş, anne, baba, çocuk, yakınları ve acil durumlarda ulaşılabilecek diğer kişiler hakkındaki bilgiler) |
| Fiziksel mekân güvenliği bilgisi | Fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekânın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler; kamera kayıtları, araç bilgisi kayıtları ve güvenlik noktasında alınan kayıtlar vb. |
| KİŞİSEL VERİ KATEGORİSİ | AÇIKLAMA |
| Finansal bilgi | OMÜ SUVAM’ın kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler ile banka hesap numarası, IBAN numarası, gelir bilgisi, borç/alacak bilgisi gibi veriler |
| Görsel/işitsel bilgi | Fotoğraf ve kamera kayıtları (Fiziksel mekân güvenlik bilgisi kapsamına giren kayıtlar hariç) ve ses kayıtları |
| Özel nitelikli kişisel veri | Kişilerin ırkı, etnik kökeni, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik veriler |
| Hukuki işlem ve uyum bilgisi | Hukuki alacak ve haklarımızın tespiti, takibi ve borçlarımızın ifası ile kanuni yükümlülüklerimiz ve OMÜ SUVAM politikalarına uyum kapsamında işlenen kişisel veriler |
| Denetim ve teftiş bilgisi | OMÜ SUVAM’ın operasyonel, finansal, suistimal ve uyum denetimi faaliyetlerinin yürütülmesine ilişkin işlenen kişisel veriler |
| Talep/şikâyet yönetimi bilgisi | OMÜ SUVAM’a yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikâyetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler |
EK 4 – Kişisel Verilerin Aktarıldığı Taraflar ve Aktarım Amaçları
| VERİ AKTARIMI YAPILABİLECEK KİŞİLER | TANIMI | AKTARIM AMACI |
| İş ortağı | OMÜ SUVAM’ın ticari faaliyetlerini yürütürken muhtelif projeler yürütmek, hizmet almak gibi amaçlarla iş ortaklığı kurduğu tarafları tanımlamaktadır. | İş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla sınırlı olarak |
| Tedarikçi | OMÜ SUVAM’ın ticari faaliyetlerini yürütürken, OMÜ SUVAM’ın emir ve talimatlarına uygun olarak, sözleşme temelli OMÜ SUVAM’a hizmet sunan tarafları tanımlamaktadır. | OMÜ SUVAM’ın tedarikçiden dış kaynaklı olarak temin ettiği ve OMÜ SUVAM’ın ticari faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin OMÜ SUVAM’a sunulmasını sağlamak amacıyla sınırlı olarak |
| Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları | İlgili mevzuat hükümlerine göre OMÜ SUVAM’tan bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları | İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak |
| Kanunen yetkili özel hukuk kişileri | İlgili mevzuat hükümlerine göre OMÜ SUVAM’dan bilgi ve belge almaya yetkili özel hukuk kişileri | İlgili özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak |